Wenn dein Kunde zugestimmt hat, dass du Spesen in Rechnung stellen kannst, dann lies dir diesen einfachen Artikel durch, in dem wir dir alles Schritt für Schritt erklären!

Du kannst deine Spesenabrechnung auf zwei Wegen bei deinem Kunden einreichen: entweder als Anhang in einer Zahlungsanfrage, die du deinem Kunden schickst, oder als separate Zahlungsanfrage.

Schritt 1) Erstelle eine neue Spesenabrechnung

Navigiere zum Rechnungs-Menü und klick auf Spesenabrechnungen.


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Wähle "Neu erstellen" aus.

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Nun kannst du Angaben zu deinen angefallenen Aufwendungen machen. Alles, was du hier angeben musst, sind eine Bezeichnung, eine Beschreibung und auf welchen Job sich die Aufwendung bezieht.

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Schritt 2) Fülle die Spesenabrechnung aus

Nun brauchen wir ein paar Informationen zu deinen Aufwendungen.

Bitte gebe die folgenden Information an:

  • Der Händler/Dienstleister (also wo die Aufwendung angefallen ist)

  • Das Datum (also wann die Aufwendung angefallen ist)

  • Die Summe (also wie hoch die Aufwendung angefallen ist)

Bitte beachte: Worksome teilt dir mit, ob du die Umsatzsteuer in den Betrag mit einbeziehen musst oder nicht. Dies hängt davon ab, ob du laut deiner Gewerbe-Einstellungen umsatzsteuerpflichtig bist. Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, dann wirst du von Worksome gebeten, deine Spesen ohne Umsatzsteuer anzugeben (da diese später automatisch deiner Auszahlung hinzugefügt wird). Solltest du von der Umsatzsteuerpflicht befreit sein, dann musst du deine Ausgaben inklusive Umsatzsteuer angeben.

Nun musst du eine Datei anhängen. Dies kannst über den "Datei hochladen"-Button tun:

Hier lädst du im Normalfall die Quittung oder den "Nachweis" deiner Aufwendung hoch. Solltest du keinen Nachweis besitzen, empfehlen wir dir, zunächst deinen Kunden zu fragen, ob du die Aufwendung auch ohne Beleg geltend machen kannst, da Spesen ohne Quittung von deinem Kunden abgelehnt werden könnten.

Wenn du alle erforderlichen Felder ausgefüllt hast, dann klicke auf Speichern:

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Schritt 3) Reiche deine Spesenabrechnung bei deinem Kunden ein

Sobald du alle Informationen zu deiner Aufwendung gespeichert hast, kannst du die Aufwendung nun als Zahlungsanfrage an deinen Kunden schicken.

Es gibt zwei Wege, wie du dies erledigen kannst:

1) Du kannst die Aufwendung einer relevanten bestehenden Zahlungsanfrage anhängen oder

2) Du kannst die Aufwendung als eigene Zahlungsanfrage einreichen. Um deine Spesen als Zahlungsanfrage einzureichen, klick auf Zahlungsanfrage erstellen auf dem jeweiligen Job.

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Nun kommt der wichtige Teil!

Du stellst nur die Spesen in Rechnung:

Bitte lass das Anzahl/Stunden- bzw. Budget-Feld leer. Dieses Feld dient nur der Rechnungsstellung deiner eigentlichen Freelancer-Tätigkeit. Aber gib den Zeitraum, in welchem deine Spesen angefallen sind, im Datums-Feld an.

Du stellst die Spesen zusammen mit deiner eigentlichen Freelancer-Tätigkeit in Rechnung:

Fülle die Felder für Leistungszeitraum und Anzahl/Stunden so aus wie immer. Füge die Spesen nicht in diesem Schritt hinzu. (Dies geschieht automatisch im nächsten Schritt).

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Um nun deiner Zahlungsanfrage eine Spesenabrechnung beizufügen, klick auf "Spesenabrechnung hinzufügen" wie oben gezeigt.

Dir wird nun ein Dropdown-Menü mit allen offenen Spesenabrechnungen, die du in Schritt 1 & 2 dieses Guides erstellt hast, angezeigt. Wähle die gewünschte Spesenabrechnung aus:

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Du kannst die neue Gesamtsumme der Zahlungsanfrage überprüfen. Deine Aufwendungen werden hier automatisch auf die Gesamtsumme aufgeschlagen. Alles fertig, jetzt kannst du die Zahlungsanfrage abschicken:

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Schritt 4) Verfolge den Status deiner Spesenabrechnung

Du kannst den Status der Auszahlung deiner Spesen entweder im Spesenabrechnungs-Menü oder im Rechnungs-Menü unter Zahlungsanfragen-Status einsehen.

Wie lange es dauert, bis Spesen bezahlt werden? Auszahlungen von Aufwendungen folgen denselben Zahlungszielen wie alle anderen Zahlungsanfragen deines Jobs. Die genauen Bestimmungen hierzu kannst du in deinem Vertrag mit dem Kunden sehen 💸

Mehr Infos hierzu findest du in diesem Artikel:

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Noch Fragen?

Solltest du noch weitere Fragen zum Thema Spesen & Aufwendungen haben, dann wende dich gerne an unseren Support, den du durch klicken des Chat-Buttons oder per E-Mail an hello@worksome.com erreichen kannst. Wir sind da, um zu helfen!

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