Si votre client a accepté que vous lui facturiez une dépense dans Worksome, veuillez suivre notre guide étape par étape ci-dessous pour savoir comment soumettre cette dépense !

Il y a deux façons de soumettre votre note de frais à votre client.

Vous pouvez soit le joindre à un devis que vous soumettez pour les heures travaillées.

Ou bien, vous pouvez soumettre la dépense dans un devis en lui même. Vous trouverez les étapes ci-dessous :

1ère Étape : créez un nouveau rapport de note de frais

2ème Étape : remplir les informations de votre note de frais

3ème Étape : soumettre votre rapport de notes de frais à votre client

4ème Étape : suivi du paiement de vos notes de frais

Cliquez sure "Note de frais" sous "Solde du compte"

Cliquez sur "Ajouter une dépense."

Remplissez les informations relatives à votre note de frais.

Un titre, une description, et sélectionnez le travail auquel votre note de frais se rapporte :

Ici, nous avons besoin de plus d'informations sur la dépense elle-même.

Veuillez confirmer :

- Le fournisseur (Ex : ou la dépense a été effectuée)

- La date (Ex : quand la dépense a été effectuée)

- Le montant (Ex : la somme de la dépense)

Remarque : notre plateforme vous indiquera la TVA doit être incluse dans votre montant : cela dépend de si vous êtes assujetti à la TVA dans les paramètres de votre entité commerciale. Si vous êtes assujetti à la TVA, il vous sera demandé de soumettre vos dépenses hors TVA (car notre plateforme ajoute automatiquement la TVA au moment du paiement). Si vous n'êtes pas assujettis à la TVA, il vous sera demandé de soumettre vos dépenses en incluant la TVA).

Dernière étape, ajouter un justificatif en cliquant sur ajouter :

Il s'agit normalement de votre "reçu" ou du justificatif de la dépense. Si vous n'avez rien, nous vous suggérons de vérifier que votre client est d'accord avant de soumettre votre dépense. En effet, elle pourrait être refusée par votre client si vous ne joignez pas la preuve requise du coût.

Une fois que tous les champs ont été renseignés, cliquez sur "valider" :

Votre note de frais apparaitra dans la section des notes de frais en attente de validation, voir ci-dessous (attention, il n'est pas encore soumis à votre client à ce stade, vous pouvez donc faire des modifications ou des changements via l'icône crayon).

Vous pouvez également ajouter plusieurs dépenses dans la même note de frais.

Si les dépenses sont liées à la même mission ou projet, il suffit de sélectionner "ajouter une dépense". Ensuite, répétez les champs que nous avons décrits ci-dessus pour les dépenses supplémentaires.

3e Étape : Soumettre votre rapport de notes de frais à votre client

Une fois que toutes les informations sur votre dépense ont été renseignées, il faut maintenant soumettre à votre client sous forme de facture/devis.

Il y a deux façons de soumettre une dépense à votre client.

1) La dépense peut être rattachée à un devis que vous soumettez pour vos heures travaillées.

Ou,

2) Vous pouvez soumettre votre dépense.

Pour soumettre votre dépense dans un devis - cliquez sur Créer un devis dans le travail concerné :

Attention, cette étape est importante !

Si vous facturez uniquement des dépenses :

Veuillez laisser le nombre d'heures / budget, etc. Complètement vide (ces champs ne concernent que votre temps de travail réel, c'est-à-dire votre taux) mais remplissez les dates "Du" et "Au" pour couvrir la période des dépenses.

Si vous facturez à votre client le temps travaillé + des dépenses :

Remplissez vos dates de facturation et le nombre de jours travaillés comme d'habitude. N'ajoutez pas de montant pour la dépense elle-même (il sera ajouté automatiquement sur la facture lorsque vous joindrez votre note de frais à l'étape suivante).

Si vous facturez à votre client le temps travaillé + des dépenses :

Remplissez vos dates de facturation et le nombre de jours travaillés comme d'habitude. N'ajoutez pas de montant pour la dépense elle-même (il sera ajouté automatiquement sur la facture lorsque vous joindrez votre note de frais à l'étape suivante).

Pour joindre votre rapport de dépenses à la facture, cliquez sur "Ajouter une note de frais" comme indiqué ci-dessus.

Vous obtiendrez une liste déroulante de toutes les notes de frais en attente de validation que vous avez créées pendant l'étape 1 et 2. Sélectionnez la dépense :

Vérifier le montant de votre facture (le montant des dépenses s'ajoutera automatiquement au total de votre facture). Si tout est correct, envoyez le devis :

4e Étape : suivi du paiement de vos notes de frais

Vous pourrez suivre l'état de vos dépenses à la fois dans votre page "Notes de frais en attente de validation" et en suivant l'état des factures dans votre page Factures.

Vous vous demandez combien de temps, il faut pour que vous soyez payé pour cette dépense ? Elle suivra les mêmes modalités de paiement que toutes les autres factures de votre travail. Vous trouverez le délai à ce sujet, dans votre contrat 💸

Pour plus d'information sur comment être payé sur Worksome, consulter note guide :

Quand vais-je être payé ? 💰

Des questions ?

Si vous avez d'autres questions sur les notes de frais, n'hésitez pas à contactez notre équipe au support via notre chat en direct (en bas à droite de votre écran), l''équipe de Worksome sera ravi de répondre à vos questions 👋